ISO 9001: Thời gian và cách thức duy trì
PLNews – ISO 9001 là một công cụ mạnh mẽ để giúp các tổ chức nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình. Tuy nhiên, việc duy trì chứng nhận này không phải là một công việc dễ dàng. Thời gian đánh giá, thời gian hiệu lực chứng chỉ và quy trình gia hạn chứng chỉ là những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý để duy trì chứng nhận ISO 9001 một cách hiệu quả.
Thời gian đánh giá Tiêu chuẩn ISO 9001
- Đánh giá lần đầu: Đánh giá ban đầu cho chứng nhận ISO 9001 thường diễn ra trong một khoảng thời gian phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức. Quá trình này bao gồm việc xem xét hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, xác minh các tài liệu và quy trình, và kiểm tra việc triển khai hệ thống này trong thực tế.
- Đánh giá định kỳ: Sau khi nhận chứng chỉ, tổ chức sẽ cần tham gia các cuộc đánh giá định kỳ để đảm bảo duy trì và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng. Tần suất và mức độ của các cuộc đánh giá định kỳ sẽ phụ thuộc vào quy mô, tính chất công việc và yêu cầu của từng tổ chức.
Tùy vào quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp, thời gian đánh giá ISO 9001 có thể thay đổi:
- Đối với doanh nghiệp nhỏ với lĩnh vực kinh doanh đơn giản, quá trình đánh giá thường kéo dài từ 3 đến 6 tháng.
- Đối với doanh nghiệp sản xuất lớn với nhiều phòng ban và lĩnh vực kinh doanh phức tạp, thời gian đánh giá có thể kéo dài từ 6 đến 9 tháng.
Chứng chỉ ISO 9001 có thời hạn bao lâu
Chứng chỉ ISO 9001 có hiệu lực trong 3 năm kể từ ngày cấp. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp cần duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của mình để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. Các cơ quan chứng nhận sẽ thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ để xác nhận rằng doanh nghiệp vẫn duy trì chất lượng và các quy trình đúng theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Sau 3 năm, doanh nghiệp phải tham gia một đợt đánh giá lại để gia hạn chứng chỉ nếu muốn tiếp tục duy trì chứng nhận.
Cách thức gia hạn
Bước 1: Đánh giá tái chứng nhận
Trước khi chứng chỉ hết hạn, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị cho đợt đánh giá tái chứng nhận. Quá trình này sẽ kiểm tra xem hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp có còn đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 hay không, đồng thời cũng kiểm tra xem doanh nghiệp có cải tiến và duy trì được các quy trình, tài liệu như lần đầu hay không.
Bước 2: Liên hệ với tổ chức chứng nhận
Doanh nghiệp cần liên hệ với tổ chức chứng nhận mà họ đã hợp tác trong quá trình cấp chứng nhận ISO 9001 lần đầu. Tổ chức này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình gia hạn, các yêu cầu tài liệu cần thiết và thời gian thực hiện. Ngoài ra, nếu có nhu cầu, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn một tổ chức chứng nhận khác để tiến hành gia hạn.
Tham khảo nơi cung cấp giấy chứng nhận ISO tại đây
Bước 3: Cập nhật hồ sơ và hệ thống quản lý chất lượng
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ và tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng như các tài liệu về quy trình, chính sách, các kế hoạch cải tiến chất lượng được cập nhật đầy đủ và chính xác. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có các báo cáo về những thay đổi, cải tiến hiệu quả trong việc quản lý chất lượng ở thời gian qua.
Bước 4: Tái đánh giá chứng nhận ISO 9001
Doanh nghiệp cần đảm bảo buổi tái đánh giá chứng nhận diễn ra đúng theo lịch hẹn với tổ chức chứng nhận.
Bước 5: Gia hạn chứng chỉ ISO 9001
Sau khi đánh giá tái chứng nhận hoàn tất, nếu đáp ứng được đầy đủ các tiêu chuẩn, Tổ chức chứng nhận sẽ gia hạn ISO 9001 cho doanh nghiệp trong 03 (ba) năm tới. Nếu có bất kỳ thiếu sót nào, doanh nghiệp sẽ cần khắc phục và thực hiện đánh giá lại.
Mỹ Liễu